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A1-Bescheinigung bei Entsendung ins EU-Ausland

Arbeitnehmer, die in Deutschland beschäftigt sind, aber vorübergehend im Ausland eingesetzt werden, unterliegen unter Umständen weiterhin der Versicherungspflicht der deutschen Sozialversicherung. Das hat den Vorteil, dass bei ggf. wiederholtem Wechsel zwischen den Sozialsystemen verschiedener Länder das aufwändige An- und Abmelden zum jeweiligen System oder gar doppelte Zahlung von Sozialabgaben vermieden wird. 

Die Dokumentation, welches Sozialversicherungsrecht für den jeweiligen Arbeitnehmer anzuwenden ist, erfolgt per sog. Entsendebescheinigung, auch „A1-Bescheinigung“ genannt, abgeleitet von der offiziellen Bezeichnung „Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften (A1)“. Diese ist vom Arbeitgeber, der den Arbeitnehmer zeitlich befristet ins EU-Ausland, nach Island, Lichtenstein, Norwegen oder in die Schweiz entsendet, bei der jeweils zuständigen Stelle (gesetzliche Krankenkasse, Rentenversicherungsträger, Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen) zu beantragen und vom Arbeitnehmer bei seiner Auslandstätigkeit mitzuführen, um im Fall einer Kontrolle vor Ort nachzuweisen, dass er für die Zeit seiner Beschäftigung im Ausland der Sozialversicherung seines Heimatstaates angehört. Dabei ist unerheblich, ob sich der Arbeitnehmer mehrere Wochen im EU-Ausland aufhält oder nur einige Stunden für ein Meeting ohne Übernachtungsaufenthalt. Liegt die A1-Bescheinigung nicht vor, drohen empfindliche Bußgelder. 

Nicht nur Bußgelder drohen

In welchem Ausmaß Kontrollen durchgeführt werden, wird in den EU-Ländern unterschiedlich gehandhabt. Während in Deutschland das Mitführen der A1-Bescheinigung nicht mehr zwingend erforderlich ist, haben andere EU-Mitgliedsstaaten seit 2018 ihre nationalen Vorschriften zur Bekämpfung von Schwarzarbeit und Sozialdumping verschärft und weiten aktuell ihre Kontrollen aus, insbesondere in Frankreich, Österreich, der Schweiz und in Rumänien. In Österreich können bei fehlender A1-Bescheinigung sogar Bußgelder bis zu EUR 10.000 sowohl gegen das Unternehmen als auch gegen den Mitarbeiter verhängt werden. Auch wenn die Bußgelder in anderen Ländern niedriger ausfallen: Mitarbeitern, die keine A1-Bescheinigung dabei haben, kann im EU-Ausland der Zutritt zu einem Messegelände oder einer Baustelle verweigert werden. Dadurch entstehende Verzögerungen z.B. im Verlauf von Projekten können wirtschaftlichen Schaden für das Unternehmen mit sich bringen. 

Rechtzeitig elektronisch beantragen

Bisher konnten Arbeitgeber die A1-Bescheinigung mit Papiervordrucken beantragen. Seit 1. Januar 2019 muss man die Bescheinigung in Deutschland elektronisch beantragen. Am 30. Juni 2019 läuft die Übergangsfrist aus, während der die Verwendung von Antragsvordrucken in begründeten Einzelfällen möglich war. Bis zum Jahr 2020 sollen A1-Bescheinigungen in allen EU/EWR Staaten und der Schweiz nur noch elektronisch beantragt und übermittelt werden. 

Die Beantragung hat der entsprechenden EG-Verordnung nach grundsätzlich – mit der Hintertür: „wenn irgend möglich“ – vor Beginn der Tätigkeit im Ausland zu erfolgen. Auch der Europäische Gerichtshof hat bestätigt, dass gegebenenfalls – beispielsweise bei kurzfristig anberaumter und/oder kurzzeitiger Geschäftsreise – die Bescheinigung auch nachträglich und rückwirkend ausgestellt werden kann. Aufgrund der verschärften Kontrollen in einigen Mitgliedsstaaten, empfehlen wir auch weiterhin dringend die vorherige Antragstellung. 

Zu beachten ist außerdem, dass die A1-Bescheinigung für jedes Land und für jeden Einsatz separat beantragt werden muss. Davon sind lediglich sog. „Multi-State-Worker“ bzw. „gewöhnliche Mehrfacherwerbstätige“ ausgenommen. Für diese Personen, die gewöhnlich in mehr als einem Mitgliedstaat beruflich tätig sind, kann der jeweilige Arbeitgeber eine Dauer-A1-Bescheinigungen mit bis zu fünfjähriger Gültigkeit beantragen. Dagegen werden „normale“ A1-Bescheinigungen in der Regel für den Zeitraum der Auslandstätigkeit, maximal jedoch für 24 Monate ausgestellt. 

Tipps für Unternehmer

  • Stellen Sie den Antrag unbedingt so früh wie möglich vor Antritt einer Auslandsreise bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen, der zuständigen Krankenkasse oder der Deutschen Rentenversicherung.
  • Stellen Sie die Bescheinigung dem Mitarbeiter zur Verfügung und informieren Sie ihn darüber, dass er die Bescheinigung bei der Geschäftsreise bei sich zu führen hat.
  • Sofern die Bescheinigung nicht rechtzeitig vorliegt, dann geben Sie dem Mitarbeiter wenigstens den Antrag in Papierform (z.B. ausgedruckter Screenshot) als Nachweis mit.
  • Wenn Sie in Ihrem Unternehmen über ein Entgeltabrechnungsprogramm mit dem erforderlichen Modul für die elektronische Antragsstellung verfügen, prüfen Sie Ihre Prozesse zur Planung von Auslandseinsätzen und passen Sie diese ggf. an, damit es an der Schnittstelle zwischen Reiseorganisation und Lohnbuchhaltung keine Verzögerungen oder Informationsverluste gibt.
  • Sensibilisieren Sie das Management und alle Mitarbeiter für die Notwendigkeit der A1-Bescheinigung bei der Arbeit im EU-Ausland.

Achtung: Für bestimmte Berufsgruppen (z.B. Selbständige und Beamte) sowie für Länder außerhalb der EU mit bilateralem Sozialversicherungsabkommen (z.B. USA und China) gibt es hiervon abweichende Regelungen. Wenn Sie unsicher sind, ob Sie eine A1-Bescheinigung beantragen müssen bzw. wie und bei wem Sie diesen Antrag zu stellen haben, sprechen Sie uns an. Wir haben alle Fallstricke im Blick und übernehmen für unsere Mandanten auf Wunsch natürlich auch gerne die Beantragung der A1-Bescheinigung.