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Anforderungen an Kassensysteme ab 01.01.2020

Unternehmer, die eine Kasse führen, haben in den letzten Jahren eine Vielzahl gesetzlicher Neuregelungen über sich ergehen lassen müssen. Von der Vorschrift zur Einzelaufzeichnungspflicht und Datenspeicherung in der sog. Zweiten Kassenrichtlinie vom 26.11.2010 über die Verschärfung der GoBD und den Vorschriften zur Verfahrensdokumentation durch das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 bis zur Verkündung des Gesetzes zum Schutz vor Manipulation der digitalen Grundaufzeichnung vom 22.12.2016 – die Anforderungen an die Kassenführung sowie an das Kassensystem sind immer weiter gestiegen.

Kassenarten

Von den gestiegenen Anforderungen sind insbesondere Unternehmen mit elektronischen Kassen bzw. Kassensystemen betroffen. Zu unterscheiden ist dabei zwischen Registrierkassen und PC-Kassensystemen. Bei Registrierkassen handelt es sich um einfache Kassen, mit der Ein- und Ausgaben des täglichen Geschäfts erfasst werden. Dabei werden Einnahmen automatisch addiert, angezeigt und ein Kassenbon ausgedruckt. Registrierkassen ermöglichen das Erstellen und Ausdrucken von verschiedenen Berichten und Journaldaten wie z. B. eines Tagesendsummenbons (sog. Z-Bon). Aufgrund der geringen Speicherkapazität ist eine langfristige elektronische Aufzeichnung entsprechender Daten in der Regel jedoch nicht möglich. Auch verfügen Registrierkassen meistens nicht über eine Schnittstelle zu anderen Systemen, sie sind also in ihrem Einsatzzweck begrenzt. Dafür sind diese Modelle relativ preiswert zu erwerben.

Grundlage einer modernen computergestützten Kasse (sog. PC-Kasse) ist ein Betriebssystem, auf dem die eigentliche Kassensoftware läuft und welches die direkte Weiterverarbeitung der aufgezeichneten Daten in anderen EDV-Systemen (z. B. Systeme zur Zeiterfassung oder Warenwirtschaft) ermöglicht. PC-Kassen ermöglichen darüber hinaus vielfältigere betriebswirtschaftliche Auswertungen und verfügen über eine höhere Speicherkapazität als Registrierkassen.

Technische Sicherheitseinrichtung

Ab dem 01.01.2020 müssen grundsätzlich alle elektronischen Kassensysteme über eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte interne technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, um die Aufzeichnungen der Geschäftsvorfälle zu schützen. Diese TSE müssen aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle bestehen und gewährleisten, dass sämtliche Kasseneingaben protokolliert und manipulationssicher gespeichert werden. Da solche Einrichtungen bisher jedoch noch nicht flächendeckend am Markt verfügbar sind, wurde nun eine Übergangsfrist bis zum 30.09.2020 gewährt. Für Unternehmen, die eine elektronische Kasse führen, bedeutet dies:

Wenn Sie eine Registrierkasse führen, die sie nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft haben, die noch keine BSI-zertifizierte TSE enthält, aber nachgerüstet werden kann, müssen Sie sich bis zum 01.01.2020 nachweislich um eine Nachrüstung bemüht haben und die Nachrüstung bis zum 30.09.2020 vornehmen. Falls keine Nachrüstung möglich ist, dürfen Sie Ihre Registrierkasse nur noch bis zum 31.12.2022 verwenden.

Anders verhält es sich, wenn Sie Ihre Registrierkassen vor dem 25.11.2010 angeschafft haben. Zwar gilt auch hier die genannte Übergangsfrist zur Nachrüstung, doch wenn eine Nachrüstung nicht möglich ist, benötigen Sie zwingend – ohne Schonfrist! – ab 01.01.2020 ein neues Kassensystem mit BSI-Zertifizierung. Vorsicht ist auch geboten, wenn Sie bereits mit einem PC-Kassensystem arbeiten, denn auch für diese gelten die genannten Übergangsfristen nicht, d.h. eine Nachrüstung ist zwingend bis zum 01.01.2020 nötig.

Unabhängig vom Kassentyp empfehlen wir Ihnen daher dringend: Werden Sie jetzt aktiv! Sofern noch nicht geschehen, sollten Sie schnellstmöglich Kontakt mit dem Hersteller Ihres Kassensystems aufnehmen und sich nachweislich (schriftlich!) darum bemühen, dass Ihre Kasse so bald wie möglich den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Mitteilungspflicht

Darüber hinaus sind Unternehmen, die eine elektronische Kasse führen, ab dem 01.01.2020 in der Pflicht, dem Finanzamt gegenüber Meldung über ihre Kasse zu erstatten. Diese Mitteilung muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme der Kasse erfolgen. Für am 01.01.2020 bereits in Betrieb befindliche Systeme, die schon über eine zertifizierte TSE verfügen, bzw. PC-Kassen endet die Meldefrist am 31.01.2020. Neben den Daten zur Kasse (Art der Kasse, Seriennummer, Art der TSE) muss die Meldung auch den konkreten Einsatzort der Kasse sowie Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme enthalten und ist dem Finanzamt per amtlich vorgeschriebenem Vordruck zu übermitteln. Dieser Vordruck steht jedoch noch nicht zur Verfügung. Wir raten Ihnen aber bereits jetzt schon die für die Meldung erforderlichen Daten zusammenzutragen, um kurzfristig nach Veröffentlichung des Vordruckes die Meldung Ihrer elektronischen Kassensysteme vornehmen zu können. Gerne unterstützen wir Sie dann bei der Erstellung der Meldung.

Aufbewahrungspflicht

Falls Sie sich dazu entschieden haben, Ihre alte Kasse durch ein neues Kassensystem mit zertifizierter TSE zu ersetzen, sollten Sie nicht nur an die Meldung des Kassenwechsels denken, sondern auch überlegen, wo Sie Ihre alte Kasse eventuell aufbewahren können, um den Anforderungen an die elektronische Aufbewahrung der Aufzeichnungen gerecht zu werden.

Schließlich sind Unternehmen, die eine Kasse führen, dazu verpflichtet, alle steuerlich relevanten Daten, insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten, sowie alle zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen (z. B. Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, sonstige Anweisungen und Protokolle) für die Dauer von 10 Jahren vollständig und unveränderbar aufzubewahren. Da der Zugriff auf die Kassendaten während des gesamten Aufbewahrungszeitraums möglich sein muss, sollten Sie bei einem Wechsel des Kassensystems darauf achten, dass die bisherigen Daten weiter vorgehalten werden.

Zumindest bei Registrierkassen ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten innerhalb des Geräts jedoch aufgrund der begrenzten Speicherkapazität nicht dauerhaft möglich. Diese Daten müssen unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden, wobei das Archivsystem die gleichen Anforderungen erfüllen muss wie das eigentliche Kassensystem, d.h. die Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

Im Umkehrschluss bedeutet dies auch, dass Sie auf den Kauf gebrauchter Kassensysteme verzichten sollten.

Belegabgabepflicht

Wer eine elektronische Kasse führt, ist ab 01.01.2020 außerdem dazu verpflichtet, über jeden Geschäftsvorfall einen Beleg zu erstellen, auszugeben und zur Verfügung zu stellen – unabhängig davon, ob der Kunde den Beleg tatsächlich annehmen möchte. Der Beleg kann in Papierform oder in elektronischer Form (z.B. als JPG, PNG oder PDF) ausgegeben werden. Der Ausgabe in elektronischer Form muss der Kunde jedoch zustimmen. Zudem muss der Empfang eines sog. e-Belegs für den Kunden auf dessen Endgerät mit einer kostenlosen Software möglich sein. Infrage kommen dafür z. B. die Übertragung per Near Field Communication (NFC), die schon seit Langem zur Standardausstattung von Smartphones gehört, oder der Scan von QR-Codes.

Unabhängig von der Form der Ausgabe, müssen Kassenbelege jedoch ab 01.01.2020 zusätzliche Angaben enthalten: die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls, den Signaturzähler und einen Prüfwert. Prüfen Sie am besten jetzt schon, welche Einstellungen an Ihrer Kasse ggf. geändert werden müssen, um diese Anforderungen an die Belegausgabe zu erfüllen.

Kassennachschau

Erinnert sei auch an die Pflicht zur Mitwirkung bei der Kassennachschau. Bereits seit 01.01.2018 dürfen Prüfer der Finanzverwaltung unangekündigt und sogar verdeckt die Kasse begutachten und die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung prüfen. Unternehmer haben die Pflicht, dem Prüfer Zugang zur Kasse sowie zu allen Ordnungsunterlagen im Zusammenhang mit der Kasse zu gewähren, auf Verlangen einen Kassensturz zu machen und die Kassenbuchaufzeichnungen vorzulegen und – sofern sie eine elektronische Kasse führen – die digitalen Kassenaufzeichnungen in auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Weiter Informationen finden Sie in unserem Flyer Kassennachschau. In unserem nächsten regulären Newsletter informieren wir Sie übrigens gesondert über die notwendige Verfahrensdokumentation, die zu den Ordnungsunterlagen gehört, welche im Rahmen der Kassennachschau vorzulegen sind.

Höhere Bußgelder

Bisher konnte bei unrichtiger Aufzeichnung von Kassenvorgängen ein Bußgeld von bis zu 5.000 EUR festgesetzt werden. Ab 2020 gelten jedoch auch neue Bußgeldtatbestände. Wird eine Kasse eingesetzt, die keine Einzelaufzeichnung ermöglicht oder die Geschäftsvorfälle nicht vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet, liegt demnach eine Ordnungswidrigkeit vor, die mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 EUR belegt werden kann. Dies gilt auch, wenn ab 2020 bzw. 2023 keine TSE verwendet wird. Wir raten daher: Investieren Sie lieber in eine Kasse, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht, als sich der Gefahr hoher Geldbußen auszusetzen.

Sollten Sie weitere Fragen zur ordnungsgemäßen Kassenführung haben, sprechen Sie uns einfach an. Wir helfen Ihnen gerne dabei einen Überblick über die gesetzlichen Anforderungen zu behalten und ihnen gerecht zu werden. Auf Wunsch beraten wir Sie auch gerne ganz individuell dazu, welche Aufgaben Sie ggf. noch angehen müssen.