Der Tätigkeitsbericht für Stiftungen - was gehört hinein?

Rechtsformwahl, Namenswahl, Festlegung des Stiftungszweckes und Formulierung des Stiftungsgeschäfts, Formulierung einer Satzung – wer eine gemeinnützige Stiftung gründen möchte, muss vorab einige Anstrengungen auf sich nehmen. Sind Stiftungsgeschäft und Stiftungssatzung formuliert, müssen diese Unterlagen bei der Stiftungsaufsicht und dem zuständigen Finanzamt eingereicht werden, um den Status der Gemeinnützigkeit zu erhalten. Nach Anerkennung der Gemeinnützigkeit und Einzahlung des Stiftungskapitals kann die gemeinnützige Stiftung endlich ihrem Stiftungszweck nachgehen.

Sind diese „Hürden“ der Stiftungsgründung genommen und ist die Stiftung ein Jahr erfolgreich zum Wohle der Allgemeinheit tätig, wird der Stiftungsvorstand jedoch vor eine neue Aufgabe gestellt: Laut Stiftungsgesetz sind Stiftungen verpflichtet, der Stiftungsaufsicht nach jedem Geschäftsjahr unaufgefordert einen Jahresbericht vorzulegen, der neben einer Vermögensübersicht auch einen Bericht über die satzungsgemäße Mittelverwendung – den sog. Tätigkeitsbericht – enthält. Ein solcher Tätigkeitsbericht ist im Übrigen nicht nur für gemeinnützige Stiftungen vorgeschrieben, sondern für alle gemeinnützigen Organisationen. Wir beziehen uns in diesem Artikel jedoch speziell auf gemeinnützige Stiftungen, da sie zusätzlich noch der landesrechtlichen Stiftungsaufsicht unterliegen und vielen Stiftungen der Tätigkeitsbericht Schwierigkeiten zu bereiten scheint. Stiftungsaufsichtsbehörden bemängeln regelmäßig unvollständige Tätigkeitsberichte, was mindestens zu Verzögerung der Prüfung durch Nachfragen, im schlimmsten Fall sogar zur Beanstandung und Entzug des Gemeinnützigkeitsstatus‘ führen kann. Wir klären im Folgenden auf welche Angaben typischerweise in einen Tätigkeitsbericht gehören.

Notwendige Inhalte

Je nach Stiftungszweck ergeben sich unterschiedliche Inhalte für den Tätigkeitsbericht. Auch über den „angemessenen“ Umfang eines Tätigkeitsberichts lassen sich kaum allgemeine Aussagen treffen, da der Umfang des Tätigkeitsberichtes vom Umfang der Stiftungstätigkeiten abhängt.

Der Tätigkeitsbericht muss aber stets eine Darstellung aller Aktivitäten und Maßnahmen, einschließlich der geförderten Projekte, mit der Angabe der dafür jeweils verwendeten Mittel des Jahres enthalten.

Sind Mittel für einzelne Maßnahmen ausgekehrt worden, bedarf es der Angabe

–  welche Zwecke gefördert wurden, untergliedert nach den einzelnen Projekten,
–  in welcher Höhe Mittel verplanten, bewilligten und ausgezahlten wurden, sowie
–  wer der jeweilige Leistungsempfänger war.

Wenn das Grundstockvermögen angegriffen worden ist, müssen Sie im Tätigkeitsbericht beschreiben

–  in welcher Höhe das Grundstockvermögen angegriffen wurde,
–  warum das Grundstockvermögen in Anspruch genommen wurde,
–  mit welcher Mehrheit der Beschluss zur Inanspruchnahme gefasst wurde, und
–  wie und in welchem Zeitraum das Grundstockvermögen wieder aufgefüllt werden soll.

Darüber hinaus muss im Tätigkeitbericht angegeben werden, wann welches Organ Sitzungen durchführte. Diese Angabe ist jedoch nur nötig, wenn die Stiftungssatzung eine bestimmte Anzahl von Sitzungen der Organe vorschreibt.

Do’s and Dont‘s

Grundsätzlich raten wir Ihnen lieber zu wenig als zu viel schreiben. Vermeiden Sie es, zu sehr auf Tätigkeiten einzugehen, die nicht mit Ihrem Satzungszweck übereinstimmen, sondern heben Sie Aspekte hervor, die Sie in Ihrer Satzung fördern. Beschränken Sie sich dabei auf die steuerlich relevanten Inhalte und verzichten Sie auf die nähere Darstellung rein organisatorischer Themen (z. B. Zahl der Mitgliederversammlungen oder Einsendung sämtlicher Sitzungsprotokolle). Festveranstaltungen, gastronomische Betriebe oder Sponsorships sollten also nicht ins Zentrum der Darstellung rücken, um nicht den Eindruck zu erwecken, dass diese bei Ihnen eine nennenswerte Rollen spielen würden. Das gilt auch für Tätigkeiten, die zwar grundsätzlich steuerbegünstigt sein können, aber nicht satzungsbezogen sind.

Wenn Sie sich dennoch unsicher sind, welche Angaben Sie in Ihren Tätigkeitsbericht aufnehmen sollten, sprechen Sie uns gerne an. Wir unterstützen Sie nicht nur bei der Errichtung einer Stiftung, unsere zertifizierten Stiftungsberater helfen Ihnen auch gerne dabei, den jährlichen Nachweispflichten gegenüber der Aufsichtsbehörde nachzukommen.