Einführung von E-Rechnungen
In unserem Newsletter Mai 2024 haben wir bereits über die E-Rechnung berichtet, die ab dem 1. Januar 2025 eingeführt werden wird. Dieser Stichtag rückt nun immer näher und es besteht weiterhin Unklarheit darüber, was nun getan werden muss. Viele Softwareanbieter nutzen dies, um Unternehmen verschiedene Tools zu verkaufen, die nicht nötig sind.
Daher stellen wir nachfolgend nochmal kurz dar, was eigentlich gilt und was zu tun ist.
Was gilt ab dem 1. Januar 2025?
Ab dem 1. Januar sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Empfangen können Sie eine E-Rechnung über ihre bereits jetzt genutzten E-Mail-Adressen. Insofern ist hier für jeden Unternehmer, der diesen Newsletter empfangen kann, nichts zu tun. Sie müssen Ihren Geschäftspartnern lediglich eine E-Mail-Adresse zum Empfangen von Rechnungen mitteilen.
Technisch handelt es sich bei einer E-Rechnung um eine Datei, in der die Rechnungsinformationen in einer standardisierten Struktur enthalten sind und die Ihnen per E-Mail übermittelt werden kann. Bei vielen E-Rechnungen wird diese Datei um eine PDF-Datei ergänzt, in der die Rechnungsinformationen visuell dargestellt sind, sodass diese einfach gelesen werden können.
Empfangen Sie eine E-Rechnung, die um eine PDF-Datei ergänzt wurde, können Sie diese E-Rechnung auch manuell weiterverarbeiten.
Sie haben gegenüber Ihrem Geschäftspartner allerdings nicht den Anspruch auf eine durch eine PDF-Datei visualisierte E-Rechnung. Sie müssen dann die strukturierte Datei auslesen können, auch wenn keine PDF-Datei anhängt. Sofern Sie bereits jetzt Ihre Eingangsrechnungen über unser Portal hochladen, können wir die E-Rechnungen auslesen. Sie müssen die E-Rechnungen lediglich in unserem Portal hochladen bzw. an das Portal senden.
Somit brauchen Sie für den Empfang der E-Rechnung kein zusätzliches Tool.
Wie geht es weiter?
Zum 1.1.2027 sind Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als EUR 800.000 und ab dem 1.1.2028 alle Unternehmen verpflichtet, Rechnungen an Unternehmenskunden via E-Rechnung zu übermitteln.
Üblicherweise generieren Unternehmen bereits heute ihre Rechnungen über ein sogenanntes Fakturaprogramm. In diesem werden die einzelnen Rechnungsbestandteile gesammelt und dann in Papier- bzw. PDF-Form gedruckt. Dieses Fakturaprogramm muss daher lediglich um die E-Rechnung erweitert werden. Daher fragen Sie bitte den Anbieter Ihres Systems, dieser wird mit Sicherheit auch die Möglichkeit der Generierung von E-Rechnungen schaffen.
Sofern die Rechnung heute manuell bspw. mittels Word, Excel etc. erstellt werden, brauchen Sie ein Programm zur Generierung von E-Rechnungen. Auch hier werden wir Ihnen ein Tool anbieten, mit dem Sie eine E-Rechnung generieren können. Gegebenenfalls ist es aber auch sinnvoll, ein umfängliches Fakturaprogamm einzuführen, um den Erstellungsprozess von Rechnungen zu digitalisieren. Sprechen Sie uns hierzu einfach an, wir helfen Ihnen gerne weiter.
Fazit
Sofern Sie eine E-Mail-Adresse haben und ihre Rechnungseingänge über unser Portal hochladen, müssen Sie nichts tun. Laden Sie ihre Rechnungseingänge noch nicht über unser Portal hoch, sprechen Sie gern Ihren zuständigen Sachbearbeiter Finanzbuchhaltung bei uns an. Wir richten dann das Portal für Sie ein.
Nutzen Sie ein Fakturaprogramm, sprechen Sie Ihren Systemanbieter an und klären, inwieweit das Generieren von E-Rechnungen möglich sein wird. Nutzen Sie kein Fakturaprogramm, sprechen Sie uns gerne an. Wir werden dann mit Ihnen gemeinsam überlegen, welches Programm für Sie sinnvoll ist. Hierfür haben wir aber noch zwei Jahre Zeit.