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Elektronische Kassenführung: Die rechtlichen Grundlagen

Elektronische Kassen müssen die gleichen Anforderungen wie manuell geführte Kassen erfüllen. Neben den allgemein gültigen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung gelten für elektronische Kassen seit dem 1. Januar 2015 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

Hinzu kommt ein Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) vom 26. November 2010 zur Aufbewahrungspflicht. Es schreibt vor, dass sämtliche elektronische Daten eines Kassensystems unveränderbar in einer elektronisch auswertbaren Form aufzubewahren sind. 

Was passiert, wenn ich die Richtlinien nicht befolge? Wenn digitale Unterlagen bei Bargeschäften nicht entsprechend dem BMF-Schreiben vom 26.11. 2010 aufbewahrt werden, kann dies ein schwerwiegender formeller Mangel der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sein. Dadurch erhält die Finanzverwaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung grundsätzlich eine Schätzungsbefugnis. Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher trägt übrigens immer allein der Unternehmer bzw. der Steuerpflichtige.