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Elektronische Kassenführung und die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht

Die elektronische Kassenführung ist weit verbreitet. Vielleicht nutzen Sie statt den klassischen EDV-Systemen auch schon Apps auf Tablet-PCs oder Smartphones als Kasse? Wie dem auch sei, generell wird in der elektronischen Kassenführung zwischen drei Arten von Kassen unterschieden:

1. EDV-Registrierkassen ohne Einzelaufzeichnungen und Datenexportmöglichkeit 

Diese EDV-Registrierkassen sind seit 2017 nicht mehr erlaubt! 

2. EDV-Registrierkassen mit Einzelaufzeichnungen und Datenexportmöglichkeit

3. PC-Kassensysteme

Für die letzten beiden Systeme gelten beinahe identische gesetzliche Regeln und Anforderungen an die Aufbewahrung, mit denen wir uns im Folgenden beschäftigen werden.

Nach den GoBD müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten in digitaler Form, unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Zu den steuerlich relevanten Einzeldaten zählen Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten.

Journaldaten sind, vereinfacht gesagt, sämtliche mit der Kasse gebongten Einnahmen. Die Angaben, die ein Journal enthalten sollte, sind:

  • Datum
  • Zeit
  • Bediener
  • Artikelbezeichnung
  • Anzahl
  • Einzelpreis sowie Gesamtpreis

Das bedeutet unter anderem für die Programmierung Ihrer Kasse, dass die Zusammenfassung und Verdichtung der Einzeldaten in Warengruppen wie beispielsweise "Backwaren" nicht mehr zulässig ist. Stattdessen muss - um bei unserem Beispiel zu bleiben - jedes einzeln verkaufte Brötchen erkennbar sein.

Betriebsanleitungen, Programmieranleitungen sowie alle kassenspezifischen Organisationsdokumente unterliegen ebenfalls der Aufbewahrungspflicht.

Dokumentieren Sie Einsatzorte und Einsatzzeiträume elektronischer Kassen sowie die unbaren Zahlungsarten (EC- oder Kreditkarte und Lastschrift) und bewahren Sie die Protokolle auf. Bei mehreren Kassen müssen alle Aufzeichnungen für jedes Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden.

Einmal eingegebene Daten dürfen nicht nachträglich veränderbar sein bzw. Stornierungen und nachträgliche Änderungen müssen so protokolliert werden, dass die ursprünglichen Eingaben jederzeit rekonstruiert werden können.

Achtung: Sind Daten nicht vorhanden oder wird der Zugriff verweigert, kann das Finanzamt ein Verzögerungsgeld in Höhe von EUR 2.500 bis EUR 250.000 festsetzen. Außerdem stellen Verletzungen der Aufbewahrungspflicht einen formellen Mangel dar, der zu Hinzuschätzungen berechtigt.