„Gelber Schein“ für den Arbeitgeber wird ab Januar 2023 durch elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt
Seit dem 01.01.2023 wurde das neue Datenübermittlungsverfahren zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für alle Arbeitgeber verpflichtend eingeführt.
Bisher stellten Ärzte im Krankheitsfall eines Arbeitnehmers eine AU-Bescheinigung in Papierform mit je einer Ausfertigung für den Arzt, den Beschäftigten, die Krankenkasse und den Arbeitgeber aus. Der Beschäftigte übermittelte anschließend die jeweilige Ausfertigung an seinen Arbeitgeber und an seine Krankenkasse.
Dieser Prozess wird nunmehr digitalisiert. Ab dem 01.01.2023 sind die Ärzte und Krankenhäuser verpflichtet, die Krankmeldungen (Erst- und Folge-Bescheinigungen; inkl. Arbeitsunfall- oder Krankhaus-Einweisungsinformationen) digital an die (gesetzlichen) Krankenkassen zu übermitteln, und die Arbeitgeber müssen die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU) ab diesem Zeitpunkt direkt bei den Krankenkassen abrufen.
Was ändert sich für Sie als Arbeitgeber?
Auch in Zukunft müssen sich Beschäftigte bei ihrem Arbeitgeber als arbeitsunfähig melden – ab dem 1. Januar 2023 entfällt für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer jedoch die Pflicht, dem Arbeitgeber einen „gelben Schein“ vorzulegen.
Der Arbeitnehmer erhält weiterhin vom Arzt sein Exemplar der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Sie als Arbeitgeber haben keinen Anspruch auf Vorlage dieser Bescheinigung.
Der Gesetzgeber sieht vor, dass die Arbeitgeber die eAUs direkt bei der Krankenkasse über ein zertifiziertes Zeiterfassungssystem, ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungs-Programm oder eine sogenannte Ausfüllhilfe wie sv.net abrufen.
Wie funktioniert der Abruf der eAU?
Die eAUs (Erst- und Folgebescheinigungen) können nicht pauschal für alle, sondern nur individuell für den jeweiligen Arbeitnehmer und für den jeweiligen AU-Zeitraum angefordert werden.
Schritt 1: Arztpraxis meldet an die Krankenkasse
Nach der Feststellung der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers übermittelt die behandelnde Arztpraxis/Krankenhaus die notwendigen Daten, die sich bisher auf der AU befunden haben, an die Krankenkasse des Arbeitnehmers.
Der Arbeitnehmer kann immer noch einen Durchschlag in Papierform für seine Unterlagen erhalten. Dieser gilt dann als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel, um insbesondere in Störfällen – etwa einer fehlgeschlagenen Übermittlung im elektronischen Verfahren – das Vorliegen der Arbeitsunfähigkeit als Voraussetzung der Entgeltfortzahlung nachzuweisen. Besteht das technische Problem weiterhin, erfolgt der Versand der AU postalisch an die Krankenkasse
Auch eine Stornierung der eAU ist möglich, solange diese innerhalb von fünf Werktagen nach Ausstellung erfolgt.
Schritt 2: Arbeitnehmer informieren den Arbeitgeber
Der Arbeitnehmer meldet sich – wie bisher auch – unverzüglich bei seinem Arbeitgeber arbeitsunfähig - unter Angabe der voraussichtlichen Dauer der Arbeitsunfähigkeit (Meldepflicht). Die Pflicht des Arbeitnehmers zur Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung entfällt künftig.
Schritt 3: Datenabruf des Arbeitgebers bei der Krankenkasse
Erst nachdem die Krankmeldung des Arbeitnehmenden erfolgt ist, darf der Arbeitgeber eine Abfrage zur Arbeitsunfähigkeit bei der zuständigen Krankenkasse einholen.
Ein automatischer Transfer der eAU findet nicht statt. Für den Abruf müssen folgende Daten an die Krankenkasse gemeldet werden:
- Name des Arbeitnehmers,
- Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit,
- Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit,
- Kennzeichnung Erst- oder Folgemeldung,
- Angaben zu einem möglichen Unfall bzw. Krankenhausaufenthalt.
Sind die Daten unvollständig oder fehlerhaft, ist ein Abruf unter Umständen nicht möglich.
Bis zur Rückmeldung der AU-Daten durch die Krankenkasse können bis zu 14 Tage vergehen. In der Zeit bis zur Rückmeldung können die Daten nicht erneut abgerufen werden.
Sollten die Daten nach 14 Tagen noch nicht vorliegen, kann der Arbeitnehmer von seinem Arzt eine „Störfallbescheinigung“ ausstellen lassen.
Für den Fall, dass der Arbeitnehmer nicht zum Arzt geht, können keine Datenabrufe erfolgen.
Was müssen Arbeitgeber tun?
Arbeitgeber müssen ihre betriebsinternen Prozesse prüfen und gegebenenfalls anpassen.
Um am eAU-Verfahren teilzunehmen, brauchen Arbeitgeber ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem.
Falls Sie mit einem Zeiterfassungssystem arbeiten – fragen Sie bitte Ihren Anbieter, ob eAU-Abfragen über die eingesetzte Software möglich sind.
Die eAU kann von Arbeitgebern ohne eigene Software auch mittels der elektronischen Ausfüllhilfe sv.net abgerufen werden. Arbeitgeber können sich unter standard.gkvnet-ag.de/svnet/ registrieren und anmelden.
Der Arbeitgeber leitet die abgerufenen Daten der eAUs wie in der Vergangenheit an den zuständigen Lohnsachbearbeiter weiter. Nur mit vollständig vorliegenden Daten können die Anträge auf Erstattungen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) bearbeitet werden.
Kann HPTP die Arbeitgeber unterstützen?
Sofern Sie als Arbeitgeber den Abruf nicht selbst vornehmen möchten, kann hierfür – sofern HPTP bereits mit der Lohnabrechnung beauftragt ist – HPTP mit dem Abruf der eAU beauftragt werden.
Damit HPTP für den Arbeitgeber bereitgestellte eAUs abrufen kann, müssen Sie uns eine vollständig befüllte Excel-Datei mit den relevanten Informationen Ihrer Arbeitnehmer, die wir Ihnen zur Verfügung stellen, übermitteln.
Aufgrund der Tatsache, dass wir als Lohnabrechnungsstelle zwischengeschaltet werden, um bereitgestellte Arbeitgeber-Daten zur Weiterleitung an den Arbeitgeber abzurufen, ohne dass diese Daten direkt innerhalb der Abrechnung weiterverarbeitet werden können und zusätzlich anfallender Klärungsaufwand nicht auszuschließen ist, müssen wir diese Sonderleistung nach Zeitaufwand in Rechnung stellen. Sofern Sie unsere Unterstützung benötigen, sprechen Sie uns gerne an, damit wir den Prozess mit Ihnen detailliert abstimmen können (Bereitstellung der Excel-Vorlage für die Daten zu den Krankmeldungen, Übermittlungszeitpunkte an den Lohnsachbearbeiter etc.).
Wer nimmt nicht am Verfahren der eAU teil?
Abschließend möchten wir darauf hinweisen, dass das Verfahren der eAU nicht für alle gilt.
Wer nimmt nicht daran teil: Privatversicherte Arbeitnehmer, Privatärzte, Ärzte im Ausland, Rehabilitationseinrichtungen, Physio- und Psychotherapeuten.
Folgende eAU-Anfragen sind nicht zulässig: Rehabilitationsmaßnahme, Vorsorgeleistungen, ärztliches Beschäftigungsverbot und Kinder-Krankengeld.
English version:
So-called "Yellow slip" for the employer will be replaced by electronic certificate of incapacity for work (German: elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)) as of January 2023
As of January 1st. 2023, the new data transmission procedure for the certificate of incapacity for work (eAU) has been made mandatory for all employers.
Previously, in the event of an employee's illness, doctors issued an AU certificate in paper form with one copy each for the doctor, the employee, the health insurance and the employer. The employee provided the respective copies to his employer and to his health insurance.
This process will now be digitalised. As of January 1st. 2023, doctors and hospitals are obliged to digitally transmit sickness notifications (initial and follow-up certificates; incl. occupational accident or hospitalisation information) to the (statutory) health insurance funds, and employers must retrieve the electronic certificates of incapacity to work (eAU) directly from the health insurance.
What changes for you as an employer?
In the future, employees will still have to report to their employer that they are unfit for work - however, from January 1st. 2023, the obligation to submit a "yellow slip" to the employer will no longer apply to employees with statutory health insurance.
The employee will continue to receive his/her copy of the certificate of incapacity for work from the doctor. As employer, you are not entitled to receive this certificate from the employee.
The legislator stipulates that employers retrieve the eAUs directly from the health insurance via a certified time recording system, a system-approved payroll accounting programme or a so-called completion aid such as sv.net.
How does the retrieval of the eAU work?
The eAUs (initial and follow-up certificates) cannot be requested for the whole company, but only individually for the respective employee and for the respective period of sick leave.
Step 1: Medical practice reports to the health insurance fund
After the employee's incapacity for work has been assessed, the responsible doctor's practice/hospital sends the necessary data that was previously on the AU to the employee's health insurance fund.
The employee may still receive a paper copy for his/her records. This is then considered as evidence provided for by law, in particular to prove the existence of incapacity for work as a prerequisite for continued payment, especially in cases of malfunction - for example, a failed transmission in the electronic procedure. If the technical problem persists, the AU is sent to the health insurance fund by post.
Cancellation of the eAU is also possible, as long as this is done within five working days of issue.
Step 2: Employees inform the employer
As before, the employee immediately notifies his/her employer that he/she is unfit for work, stating the expected duration of the incapacity (obligation to notify). The employee's obligation to present the certificate of incapacity for work will no longer apply in future.
Step 3: Employer's data retrieval from the health insurance fund
Only after the employee has reported sickness the employer may obtain a query on incapacity for work from the responsible health insurance fund.
An automatic transfer of the eAU does not take place. The following data must be reported to the health insurance fund for the retrieval:
- Name of the employee,
- Start and expected end of incapacity for work,
- date of the doctor's statement of incapacity for work,
- identification of first or subsequent notification,
- details of a possible accident or hospitalisation.
If the data are incomplete or incorrect, retrieval may not be possible.
It can take up to 14 days for the health insurance fund to report the AU data back. The data cannot be retrieved again within the waiting period of confirmation by the health fund. If the data is not available after 14 days, the employee can ask his/her doctor to issue an "Malfunction Certificate"/”Störfallbescheinigung”.
In the event that the employee does not go to the doctor, no data retrievals can be made.
What do employers need to do?
Employers need to review their internal processes and adapt them if necessary.
To participate in the eAU process, employers need a system-approved payroll programme, an electronically supported system-approved completion aid or a system-approved time recording system.
If you work with a time recording system - please ask your provider whether eAU queries are possible via the software used.
The eAU can also be retrieved by employers without their own software by means of the electronic completion aid sv.net. Employers can register and log in at standard.gkvnet-ag.de/svnet/.
As in the past, the employer forwards the retrieved data of the eAUs to the responsible Payroll Accountant. Only with complete data applications for reimbursements under the Expenditure Compensation Act (AAG) can be processed.
Can HPTP support employers?
If you as an employer do not wish to carry out the retrieval yourself, HPTP can be assigned to retrieve the eAU for you - provided HPTP has already been assigned with the Payroll Accounting.
In order for HPTP to be able to retrieve eAUs provided for the employer, you must send us a completely filled Excel file with the relevant information of your employees, which we will provide to you.
Due to the fact that we act as intermediary party to retrieve provided employer data for forwarding it to the employer without being able to process this data directly within the payroll and additional clarification effort cannot be ruled out, we have to charge for this special service on a time basis. If you need our support, please contact us so that we can coordinate the process with you in detail (provision of the Excel template for the data on sickness notifications, transmission times to the Payroll Accountant, etc.).
Who does not participate in the eAU process?
Finally, we would like to point out that the eAU procedure does not apply to everyone.
Who does not participate: privately insured employees, private doctors, doctors abroad, rehabilitation facilities, physiotherapists and psychotherapists.
The following eAU requests are not allowed: Rehabilitation, preventive care, medical employment ban and children's sickness benefit.