Zurück zum Archiv
11.08.2022

Strengere Nachweispflichten im Arbeitsverhältnis

Ab dem 1. August 2022 müssen Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern deutlich mehr Informationen zu Arbeitsverträgen geben und schriftlich zur Verfügung stellen als bisher. Verstöße gegen die neuen Regelungen können teuer werden. Hintergrund ist die EU-Richtlinie über „transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union“ („Arbeitsbedingungenrichtlinie“).

Betroffen ist das in der Praxis bislang nicht besonders präsente Nachweisgesetz. Für die Gestaltung von Arbeitsverträgen hat die neue Gesetzgebung weitreichende Folgen, zumal ein Verstoß gegen das Nachweisgesetz zukünftig sogar mit Bußgeldern belegt werden kann.

Das Nachweisgesetz sieht in seiner derzeitigen Fassung bereits folgende Nachweispflichten des Arbeitgebers vor:

  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
  • Arbeitsort
  • Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
  • Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.

In der Vergangenheit kam das Arbeitsverhältnis trotzdem wirksam zustande, wenn der Nachweis durch den Arbeitgeber nicht rechtzeitig erbracht wurde. Bußgeldbewehrt war ein Verstoß des Arbeitgebers gegen das Nachweisgesetz bislang nicht. Ab dem 1. August drohen nun Bußgelder von bis zu EUR 2.000 pro Verstoß, wenn Fristen nicht eingehalten werden oder der Nachweis seitens des Arbeitgebers nicht richtig erbracht wird. 

Neben den bereits bislang geltenden Nachweispflichten zu den wesentlichen Arbeitsbedingungen erweitert sich der Katalog nunmehr um weitere Punkte:

  • Enddatum des Arbeitsverhältnisses
  • Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
  • Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • ggf. freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
  • Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt: der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist
  • Sofern vereinbart: die Dauer der Probezeit
  • Sofern vereinbart: die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
  • Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden

Darüber hinaus müssen nun auch Informationen über die vom Arbeitgeber bereitgestellten Fortbildungen, die Überstundenregelung und, wenn der Arbeitgeber eine betriebliche Altersversorge anbietet, den Namen und die Anschrift des Versorgungsträgers bereitgestellt werden.

Nicht nur für neu abzuschließende Arbeitsverträge ab dem 1. August 2022 gelten die vorbenannten Änderungen, sondern auch ArbeitnehmerInnen mit bestehenden Arbeitsverträgen können eine „Nachunterrichtung“ einfordern. Hierfür sollte bereits jetzt ein Vordruck entworfen werden, da sich die Fristen verkürzt haben, in denen der Arbeitgeber dem Wunsch der ArbeitnehmerInnen entsprechen muss. Nach neuer Gesetzeslage muss der Arbeitgeber bereits am ersten Tag die Angaben zu Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts sowie vereinbarter Arbeitszeit verschriftlichen. Nach sieben Tagen muss die Dauer der Probezeit und die der vereinbarten Befristung sowie Arbeitsort, Leistungsbeschreibung und die Überstundenanordnung festgehalten werden. Für die übrigen Bedingungen bleibt es bei der Monatsfrist.

Für Arbeitgeber, die sich bisher ihrer Vertragsmuster bedient haben, besteht nun dringender Anpassungsbedarf. Bei der Überarbeitung der Vorlagen sollte jetzt – angesichts drohender Bußgelder noch mehr als zuvor – darauf geachtet werden, dass sämtliche durch das Nachweisgesetz geforderte Angaben enthalten sind.

Aus Gründen der Prozessvereinfachung empfiehlt es sich allerdings, sämtliche nach dem Nachweisgesetz erforderlichen Angaben bereits in den schriftlichen Arbeitsvertrag aufzunehmen oder zusätzlich zum Arbeitsvertrag eine ergänzende Dokumentation zu erstellen und diese – wie üblich – vor Beginn der Arbeitsleistung beiderseits handschriftlich zu unterschreiben und dem Arbeitnehmer eine Ausfertigung des schriftlichen Arbeitsvertrags oder der schriftlichen Dokumention auszuhändigen. Die elektronische Form ist nicht ausreichend.

Falls Sie dazu noch weitere Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, sich an uns zu wenden.