Verfahrensdokumentation für Datenverarbeitungssysteme
Nachdem wir in unserem letzten Sondernewsletter über verschiedene Neuregelungen zur Kassenführung ab 2020 informiert haben, möchten wir Sie in diesem Newsletter über die Verfahrensdokumentation aufklären. Eine Pflicht, die zwar nicht neu, aber von immer größerer Bedeutung für den Nachweis der ordnungsgemäßen Buchführung und der ordnungsgemäßen Kassenführung im Besonderen ist.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Im Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) hat das Bundesministerium der Finanzen klare Vorgaben zur Betriebsprüfung gemacht. Demnach muss für jedes Datenverarbeitungssystem, dazu zählen unter anderem auch Kassensysteme, eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Eine Verfahrensdokumentation soll es der Finanzverwaltung ermöglichen, die entsprechenden Abläufe in dem einzelnen Unternehmen nachzuvollziehen und zu prüfen.
Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?
Die Verfahrensdokumentation sollte folgende vier Komponenten umfassen:
– eine allgemeine Beschreibung, die einen Überblick über das Unternehmen schafft, insbesondere über die Verantwortlichkeiten, Tätigkeiten sowie die innerbetriebliche Aufbau- und Ablauforganisation.
– eine Anwenderdokumentation, die unter anderem die Handbücher und Bedienungsanleitungen, die vom Systemanbieter zur Verfügung gestellt werden, umfasst.
– eine technische Dokumentation, in der die EDV-Umgebung dargestellt wird. Hierzu zählen insbesondere Informationen zur eingesetzten Hardware, Software, eingesetzten Netzwerken und IT-Anwendungen, Informationen zu Datenorganisation, Datenstrukturen und Datenschutzmaßnahmen, zu programmierten Verarbeitungsregeln und Fehlerbehandlungsverfahren, zu Konfigurationen und Berechtigungen sowie Informationen darüber, welche Schnittstellen zu anderen Systemen bestehen.
– eine Betriebsdokumentation, die dazu dient, die ordnungsgemäße Anwendung der in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Prozesse und Verfahren nachzuweisen und die jeweiligen Zuständigkeiten zuzuordnen.
Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig davon, wie komplex die jeweilige Organisationsstruktur und das eingesetzte Datenverarbeitungssystem sind. Festzuhalten ist jedoch: Die Informationen müssen so aufbereitet sein, dass ein sachverständiger Dritter die Datenverarbeitung in angemessener Zeit ohne Kenntnisse einer Programmiersprache nachvollziehen kann.
Darüber hinaus ist der Unternehmer verpflichtet, die Informationen stets aktuell zu halten. Wir raten Ihnen einen regelmäßigen Turnus (z.B. monatlich, quartalsweise, halbjährlich) zur Prüfung der Aktualität festzulegen. Außerdem muss die Verfahrensdokumentation vollständig und wahr sein, d.h. die Prozesse müssen so beschrieben sein, wie sie in der Praxis ablaufen. Wichtig ist auch, dass die Verfahrensdokumentation keine widersprüchlichen Anweisungen oder Beschreibungen enthält.
Wie erstelle ich eine Verfahrensdokumentation?
Die meisten Unternehmen dürften bereits über eine Art Verfahrensdokumentation verfügen, sei es in Form von Arbeits- und Organisationsanweisungen, Prozessbeschreibungen im Rahmen des internen Kontrollsystems für das Rechnungswesen oder in Form von Anleitungen zur Bedienung von Datenverarbeitungssystemen. Prüfen Sie also zunächst, was für Dokumente bereits vorliegen, und tragen Sie diese Dokumente zusammen. Da nicht vorgeschrieben ist, dass die Verfahrensdokumentation aus einem Dokument bestehen muss, kann es u.U. also genügen, ein „Dachdokument“ zu erstellen, das bereits vorliegende Dokumente miteinander verknüpft.
Die GoBD schreiben übrigens nicht vor, dass die Verfahren ausführlich in ganzen Sätzen beschrieben werden müssen. Wir raten daher: Machen Sie es sich so einfach wie möglich und arbeiten Sie, sofern es der Nachvollziehbarkeit nicht im Wege steht, mit Grafiken und Stichpunkten. Insbesondere bei Anweisungen zur Softwarenutzung bietet es sich an, mit Screenshots zu arbeiten.
Eine weitere Erleichterung bei der Erstellung Ihrer eigenen Verfahrensdokumentation verschafft Ihnen u.U. auch die Verwendung von Mustern. Unternehmen, die eine Kasse führen, können beispielsweise auf die Muster-Verfahrensdokumentation zur Aufstellung und Einrichtung eines Kassensystems des Deutschen Fachverbands für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA) zurückgreifen.
Natürlich stehen auch wir Ihnen gerne zur Verfügung, sollten Sie Fragen zum Thema Verfahrensdokumentation haben, Unterstützung bei der Erstellung einer auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Dokumentation benötigen oder Begleitung bei der Ausgestaltung und Einrichtung eines internen Kontrollsystems wünschen.